不少人喜欢尝试各种新工具，一听到哪个应用厉害就立刻下载，然后用个几天就忘了，最后手机和电脑里塞满了一堆用不到的生产力软件。但如果工具之间没有清晰的分工，反而会让信息变得更加零散，到头来反而影响效率。
所以，重点不是找到最完美的单一工具，而是搭建一个高效的生态系统。这意味着工具之间应该具备明确的分工，同时具备良好的跨平台支持、自动化能力以及同步功能，确保信息流畅衔接，减少重复工作。下面分享我2025年的核心工作流，希望能给你一些启发。
Dynalist——小任务和零碎事务
这款工具适合用来处理细碎的待办事项，比如今天要买什么、有哪些琐碎的工作要完成、甚至是灵感记录。它就像一个无限展开的树状笔记，让你快速捕捉信息，又能随时调整层级结构，适合管理轻量级的短期任务。
值得注意的是，这款工具已经不再更新或提供新的支持，开发者已经转向 Obsidian。这可能会影响其长期稳定性，未来可能会出现兼容性或功能问题。如果你是重度用户，建议考虑寻找替代方案，例如 Obsidian 或 Workflowy，这些工具在功能上与 Dynalist 相似，但仍在持续更新和优化。
Things 3——大任务和项目管理
如果说 Dynalist 负责的是“小事”，那 Things 3 主要用来处理长期规划和重要任务。它的核心逻辑是 GTD（Getting Things Done），让你可以把任务分成不同阶段，并按优先级执行。对于那些需要多天甚至几周时间完成的任务，这款工具能帮你梳理清晰，不会让工作变得混乱。
Anytype——知识管理与长期存储
很多人都会有知识管理的需求，比如学习笔记、研究资料、个人成长记录等。Anytype 是我近年来尝试的一个新工具，它类似于 Notion，但更重视本地化存储，数据安全性更高。我会把阅读笔记、投资研究、甚至是写作灵感都放进这里，形成一个长期可追溯的知识库。
iOS Notes——随手记录与写作
虽然市面上有很多强大的笔记软件，但 iOS 自带的 Notes 仍然是不可替代的。原因很简单：它快、方便、随时可用。无论是突发的想法，还是要快速记录一段文字，打开 Notes 就能直接输入，不需要任何复杂的操作。
Calendar——时间敏感任务管理
无论是会议、电话会议、重要的截止日期，还是个人生活中的约会、活动，时间相关的任务都会放进日历里。这样可以确保不会遗漏重要事项，同时还能提前做好规划。此外，可以利用 Google Calendar 的智能提醒、自动化日程安排，甚至结合 IFTTT 或 Zapier 等工具，实现跨平台同步提醒，进一步提升时间管理的效率。
XMind——更有结构的思维导图
XMind 是我常用的思维导图工具，适合用来整理复杂的想法、头脑风暴，或者规划项目结构。它能帮你把零散的思绪整理成清晰的层级关系，尤其在做策略分析或决策规划时非常有用。
不过，XMind 也有个明显的短板，就是它的节点连接方式相对固定，不容易画出一个节点有多个连接的复杂关系。如果你的需求是构建非线性网络图，可能需要考虑其他解决方案。
Freeform——头脑风暴和白板工具
Freeform 是苹果生态下的一款白板应用，非常适合用来做头脑风暴、自由绘制流程图或者记录灵感。它最大的优点是能够随意拖拽、放置内容，并且可以快速截图后移动到 Notes 进行进一步管理。
此外，Freeform 也支持多人协作，适合团队讨论或远程会议时使用。它的体验和 Notes 有些相似，但因为是完全自由排布的白板工具，在使用 Apple Pencil 书写时不会受到页面宽度的限制，可以随意扩展、连续书写，适合思维发散型的工作方式。
为什么需要定期优化工作流？
生产力工具并不是一劳永逸的，每隔一段时间，新的工具会出现，我们的需求也会有所变化。因此，每隔几个月审视一下自己的工作流，看看哪些工具真的有用，哪些可以被淘汰，是很有必要的。
一个好的生产力系统，应该是随着你的需求成长的，而不是被工具所绑架。我曾经非常依赖某款任务管理软件，但后来发现它的同步功能很不稳定，导致任务经常丢失或重复。最后，我不得不花时间重新整理所有待办事项，并改用更加稳定的 Things 3。从这次经验中，我学到一个道理：生产力工具不能成为负担，而应该真正服务于你的工作方式。如果你发现某个工具已经很久没用上，或者有更好的替代方案，那就大胆调整。毕竟，工具的价值是帮助你更高效地完成工作，而不是让你变成工具的奴隶。