管理你的邮箱可能很困难，特别是当你有大量的电子邮件需要处理时。为了使你的生活更轻松，这里有一些更好地管理邮箱的有用建议。
使用正确的工具来完成工作。
管理收件箱的第一步是使用正确的工具。如果你使用的电子邮件客户端不具备你所需要的所有功能，那么就很难跟踪所有进出的信息。以下是我们的建议。
- 选择一个具有良好组织功能的电子邮件客户端。你想要一个可以让你创建文件夹或标签的客户端，这样邮件就不会在每天（或每小时）的新邮件海洋中丢失。
- 选择一个能让通过多个平台发送邮件的人–如Gmail和Outlook–轻松到达你的收件箱的应用程序，而不必在他们每次发送新邮件时改变他们的设置。
- 确保该应用程序具有搜索功能，这样，当有人需要从他们公司/组织/等内部的另一个人或团体那里获得一些东西，但又不知道这些文件在他们的计算机系统中的确切位置时，对每个人来说都很容易。
保持你的电子邮件简短，直奔主题。
- 保持你的邮件短小精悍，直奔主题。
- 使用圆括号列表，将复杂的想法分解成易于管理的小块，便于读者消化。
- 使用粗体、斜体和下划线来强调重要的观点。
- 确保你有一个清晰的主题行，这样人们在打开邮件之前就能看到邮件的内容（并确保主题行中没有太多个人的东西）。
安排时间检查你的电子邮件。安排时间来检查你的电子邮件。
管理收件箱的第一步是安排时间来检查它。每天留出一段特定的时间，甚至每周一到两次，当你打开手机上的应用程序，看看里面有什么新东西。
比如说。如果我知道我的工作日在早上8点开始，我会在7点55分打开我的电子邮件应用程序，这样在我准备上班的时候（比如9点），我已经处理了昨天或昨天晚上的所有收件箱项目了。
如果可能的话，尽量不要在白天过于频繁地检查电子邮件–当员工在从事需要深入思考或创造性的工作时，这可能会分散他们的注意力，影响工作效率。
不打开就删除垃圾邮件。
如果你正在处理大量的垃圾邮件，并且无法手动过滤，可以考虑获得一个专门的电子邮件账户。你可以用它来做一些事情，如注册新闻简报或在线购买产品。
如果你确实想让你的主账户不受垃圾邮件的影响，有几种方法可以自动删除垃圾邮件，甚至不用打开。
最受欢迎的过滤垃圾邮件的方法之一是通过一个好的电子邮件过滤器。过滤器可以根据你设置的规则，自动将邮件分成不同的文件夹。例如，如果你有一个工作账户和一个个人使用的账户，你可以设置过滤器，使所有从你老板那里发出的邮件都进入 “工作 “文件夹，而所有其他邮件都进入 “个人 “文件夹。
为发送或回复电子邮件设定一天中的最后期限。
设定全天发送或回复电子邮件的最后期限。
如果你像大多数人一样，你可能同时有很多事情要做。你的收件箱可能被来自朋友、家人和同事的无穷无尽的电子邮件所淹没–而且很难跟上需要你关注的一切。
为了帮助更好地管理这些大量的信息（并避免错过重要的信息），为自己设定每天的最后期限。你打算什么时候发出这个回复？我什么时候需要他们的答复？如果这些最后期限是现实的（而且不是太远的未来），那么它们将有助于确保重要的电子邮件不会被遗漏，同时仍有足够的时间来回复那些可能比平时更长的回复。
为重要的人和项目创建文件夹，以便在需要时能迅速找到文件。
- 为重要的人和项目创建文件夹，以便在需要时能迅速找到文件。
- 按主题组织你的收件箱，然后将邮件移到相应的文件夹里。这将使事情更有条理，这意味着你以后在寻找某个联系人或项目的具体内容时可以节省时间。
- 使用文件夹来组织收件箱中的邮件，以及其他设备上的邮件，如智能手机和平板电脑，如果它们与Outlook 365/Exchange Server账户兼容的话（下文有更多介绍）。
从你的电子邮件客户端删除社交媒体通知。
如果你像我一样，你的电子邮件客户端显示社交媒体通知，请删除它们。我有一种倾向，当我在做其他事情的时候，会去看我的推特，这对生产力来说是不利的。移除这种诱惑将有助于防止社交媒体干扰你的工作日。
关掉通知。这是另一个减少分心的简单方法。你仍然能够看到有人评论或喜欢什么，但它不会打断你当时正在做的事情。
关闭你的手机。如果你要去度假或请一天假，这是一个好的步骤。当你在做重要的事情时，你也可以使用它，因为这将使人们不会用短信和电话来打扰你。
委托不紧急的电子邮件，这样你就不会自己花太多时间在这些邮件上。
你可以将不紧急的电子邮件委托给其他人。如果你没有时间自己做，就把它委托给其他人。
你也可以将任务委托给你组织中的其他人，甚至是组织外的人。
做不紧急但重要的事情。如果你必须做某件事，确保它是重要的，不会只是浪费时间。例如，如果你需要从你的团队中的某个人那里得到一份新的报告，不要向他们要，除非它对你当前的任务是必要的。
将带有附件的电子邮件从一个账户转发到另一个账户，而不是在新邮件中再次附加文件，这样可以节省时间。
转发电子邮件是一种节省时间和精力的好方法。你可以使用你的手机、台式电脑或笔记本电脑，或平板电脑将电子邮件从一个账户转发到另一个账户。
转发带有附件的电子邮件将允许你把文件作为新邮件的一部分。这意味着你不需要重新附加任何东西，就能正常通过–从长远来看，为你节省了时间
经验之谈。使用这些提示可以帮助你更好地管理你的邮箱，提高工作效率
- 使用过滤器将电子邮件分类到文件夹。
- 使用自动回复器，让人们知道你何时会回复。
- 使用日历和提醒来安排电子邮件，这样你就不会忘记它们。
总结
我们希望你觉得这篇文章对你有帮助，并希望它能给你一些如何更好地管理你的邮箱的新想法。我们知道，电子邮件可能是你一天中压力很大的一部分，我们希望帮助大家更轻松地处理电子邮件如果有任何其他的技巧或窍门帮助我们的读者处理他们的电子邮件，请在下面的评论中分享，这样我们都可以互相学习。