毫无疑问，电子邮件是我们今天拥有的最有用的通信工具之一。它也是最令人沮丧的。如果你像我一样，你需要快速有效地完成工作，但却发现自己被埋没在充满未读邮件的收件箱中–还有一堆其他的东西，每隔几分钟就会出现在你面前。
在这篇博文中，我将分享我作为一个电子邮件用户保持高效和有条理的技巧，这样你就可以花更多时间做对你最重要的事情：帮助客户或顾客，同时在工作中取得进步。
为每个电子邮件任务设置时间限制。
如果你和大多数人一样，你的收件箱里充满了需要回复的电子邮件。有些只需要几分钟，有些则可能需要更多时间。为了在繁忙的工作中保持高效率，为每项任务留出特定的时间，这样你就不会被其他事情分散注意力，也不会失去对接下来需要做的事情的关注。
你可以使用在线计时器或秒表应用程序（如 Time Stop Watch iOS App）来帮助跟踪已过去的时间，并确保任务的时间不会超过它们应该的时间–如果它们失控了，就停止工作并继续前进！
利用这段时间来完成需要你注意的任务。如果你有很多邮件需要回复，每天留出一个小时用于回复，尽量不要被其他事情分心。你还可以设置过滤器，如果某些邮件不重要或不紧急，就自动进入另一个文件夹或垃圾箱。
为你的收件箱创建一个常规。
这对那些在办公室环境中工作的人来说是一个特别重要的提示。当你被你的同事包围时，很容易分心并失去对手头工作的关注。对付这种情况的最好方法是为自己建立一个常规，帮助你在一天中保持高效率。
例如，如果你的电子邮件收件箱已经被未回复的信息弄得乱七八糟（让我们面对现实吧：很有可能是这样），试着在每天开始时留出30分钟，在进入任何其他与工作有关的任务之前，你所做的就是处理这些电子邮件。此外，在下午或晚上再留出一块时间，让检查电子邮件再次成为你日常工作的一部分–但必须是在其他事情完成之后!
如果你在保持注意力和生产力方面有困难，可以尝试为自己制定一些简单的常规，这将有助于保持你的工作状态。你可能会惊讶地发现，当你不再浪费时间看社交媒体或每五分钟检查一次电子邮件时，你的工作效率会提高很多
为你的收件箱建立常规。早上第一件事就是做重要的电子邮件任务。
当你开始一天的工作时，你应该做的第一件事是检查你的电子邮件。在清晨这样做有助于你快速通过它，并开始专注于其他重要任务。如果有任何需要立即处理的紧急邮件，请先处理它们，然后再处理不太紧迫的事项。
收件箱的第二大任务是在午餐时间–尤其是当你一天中的其他时间都很忙的时候！这时，你就会发现，你的收件箱里有很多邮件。这给了人们回复的时间，这样他们就不必在晚上累了或被其他责任（如孩子）分心的时候再来。除了自己发送回复外，经理们还应该确保他们的团队成员能跟上自己的收件箱，这样他们就能在一天中的晚些时候专注于更重要的工作，如战略开发或客户会议。
除了在早晨和午餐时第一时间检查你的电子邮件外，在每天下班前再次检查也很重要。这将有助于你保持有条不紊的工作状态，使你能以清晰的头脑离开。
在离开工作时不要查看电子邮件。在离开工作时不要查看电子邮件。
当你离开工作时，查看你的电子邮件是很诱人的，但这是一个坏主意，原因如下。
- 很难保持对其他任务的关注
- 你可能会被诱惑快速回复邮件，最终在邮件上花费太多时间
而不是专注于手头的工作。很容易被电子邮件分散注意力，这可能使你失去注意力并浪费时间。
电子邮件让人分心电子邮件会让人分心，尤其是当你的收件箱里装满了要阅读的信息时。如果你正试图专注于一项具体的任务，你的注意力很容易被一封需要你立即关注的电子邮件拉走。
部定期退订新闻简报和其他垃圾邮件。
该部定期取消通讯和其他垃圾邮件的订阅。这是一个简单的方法，可以减少处理收件箱的时间，但却是一个重要的方法。
如果你像大多数人一样，你可能有几个早已过期的订阅：也许有一个你最喜欢的乐队或艺术家的订阅，但多年来没有产生新的内容；也许有来自网站或应用程序的电子邮件更新，但你不再感兴趣；或者也许只是一个关于政治或体育的每日通讯，与你的生活没有任何关系。不管是什么情况，这些邮件在你的收件箱中占用了空间，却没有提供任何价值（除了提醒自己）。它们甚至可能使真正的信息–比如来自同事或朋友的信息–更难在所有那些堵塞在我们头脑中的虚拟邮箱的未读通讯中脱颖而出!
那么，我们怎样才能减少这些杂乱的信息呢？最简单的解决办法是，在网上浏览任何不需要的订阅提议时，简单地选择 “取消订阅”；然而，如果这个选项不可用（或者如果我们已经点击了），那么我们仍然可以通过逐一查看我们现有的订阅列表来手动删除，直到只有那些仍然有意义的订阅。
不要让电子邮件在你的收件箱中闲置。将它们归档或立即删除。
如果你在控制你的收件箱方面有困难，这里有一些提示。
邮件用完后，立即存档或删除。如果是垃圾邮件或不需要回复的通讯，就从列表中取消订阅。如果是重要的、时间敏感的东西（如会议邀请），在你的日历中为该任务安排时间，这样你就不会错过任何重要的事情。
如果你不想在处理手头的其他任务时被屏幕上弹出的新邮件打扰，就不要在工作休息时查看电子邮件
小心在晚上或周末打开电子邮件；这可能会导致熬夜，同时处理多件事情–这将不可避免地给身心带来压力
结语
我们都知道在繁忙的工作中保持高效率是很困难的。电子邮件可能是最大的时间消耗者，所以这里有一些如何更好地管理它的提示。你可能有兴趣继续阅读 10个有用的邮箱管理技巧 以及Zero Inbox 如何有效清空你的邮箱？这两个文章。