作为一个年轻的专业人士，可能很难找到时间来完成你被雇用的任务。你很容易陷入日常工作任务的细枝末节中，而忽略了长期目标。在这篇文章中，我将分享我在工作中最大限度地提高效率的七个习惯，这样你就可以保持专注于最重要的事情。
打破你的常规，对99.9%的要求都说“不”
最大化你的效率的第一步是打破你的常规。改变现状很重要，因为有些任务你根本就不应该做。
一个好的经验法则是：如果一项任务不能帮助你实现你的某个目标，那么就不要去做。例如，如果有人邀请你出去约会，而他们不是对你的事业或个人生活有益的人（反之亦然），那就说不去！
如果有人邀请你出去，而他们不是对你的事业或个人生活有益的人（反之亦然），那就说不去。
当人们总是要求我们帮忙时，有时会很难，但请记住，说 “不 “可以让我们有更多的时间为自己和我们生活中的其他优先事项服务。
除了在必要时说 “不”，我还建议在必要时说 “是”。这与打破常规是相辅相成的，因为我们常常忙于日常活动，而忘记了我们今天生活中真正最重要的事情，如家庭成员或亲人在工作结束后可能需要我们的帮助；所以要确保这些事情不会落入裂缝，将它们置于一切之上。
下一步是精简你的日常工作，使其更有效率，花费更少的时间。看看你每天的日程安排，看看是否有任何任务可以同时完成或代替其他工作。例如，如果你有一个安排在下午1点的会议，但知道另一个同事会在你不在的时候代替你，那么考虑取消会议，用这段时间来陪伴你的家人!
最后一步是打破你的日常工作，花更多时间与家人和朋友在一起。这可能看起来是一个明显的步骤，但对你来说，从你的一天中抽出时间给自己是很重要的。你不必出城或甚至离开房子。只要每天从你的日常任务中抽出几个小时，这样你就可以放松和享受自己。
保持一个干净的环境，一次只做一件事
- 清洁你的办公桌，整理你的文件，清理你的收件箱
- 建立一个系统来处理收到的电子邮件
- 取消不重要的和与目标不相关的社交媒体账户的订阅
- 提前设定你的日程表，然后坚持下去（先计划后行动比先行动后计划更有效率）
这里的干净不只是物理上的干净，更加是重点在断除电子设备的影响。让你能更加专注在办事上。
只有这样你才能专注下个重点，一次只做一件事。
我相信你以前听过这个建议。”一次只关注一件事”。但这很难做到，对吗？多任务处理是很诱人的–而且许多人认为他们很擅长这个。但研究表明，多任务处理实际上对你的生产力和效率不利。
多任务处理的问题是，当我们试图同时做多件事情时，当我们的大脑在不同任务之间来回切换时，我们最终会浪费时间。这使我们的效率降低，因为每次切换都需要时间–这也使我们更容易犯错，因为在这些切换过程中，我们没有足够的脑力集中在任何一项任务上（这就是为什么计算机一次只能运行一个程序）。
为了避免这个陷阱，我建议一次只专注于一件事，直到它完成后再转到另一个任务或项目。这似乎是显而易见的–但如果你习惯于从一个项目跳到另一个项目，而不先完成任何事情，那么改变这种习惯可能需要一些努力!
创建一个待办事项清单
当你在做一项任务时，确保你的待办事项清单包括所有步骤是很重要的。这样，你就不会忘记任何事情，并能确保清单上的每个项目都能完成。
按照重要性和紧迫性对任务进行优先排序–你应该对每项任务所需的时间有一个很好的概念，所以这将有助于确定优先次序。确保不要把自己压垮，把大项目分解成更小的任务，这样更容易分块或分步完成（这被称为 “分块”）。
如果你的手机操作系统中还没有内置谷歌任务或Any.do这样的应用程序，你也可以考虑使用；这些应用程序可以跨设备同步，所以你可以在任何地方访问它们，并在任何可以接入互联网的设备（如台式电脑或笔记本电脑）上使用。
目前我的待办流程是Things 3，Trello和日历。下回再分享大家。
简化并委派那些不能使你富有成效的任务
在今天这个时间紧迫的工作世界里，重要的是要能够委托那些不能使你富有成效的任务。一个很好的例子是回答电子邮件。如果你是一个经理，而你的员工不断地问一些问题，而这些问题很容易通过网上搜索或询问办公室里的其他人来回答，那么让他们自己做这些事情而不是不断地来问你问题是有意义的。
总而言之，重要的是要能够委托那些不能使你产生生产力的任务。你还应该花时间了解事情需要多长时间，这样你就可以在未来给出准确的估计。
自动化一切
实现一切自动化。
实现效率最大化的第一步是将你的任务自动化。自动化可以用于个人和专业目的，但它作为一种节省时间和金钱的方式在办公环境中特别有用。
通过使用应用程序或桌面工具来处理常规任务，你将释放出更多的脑力来进行创造性的思考–而且你也不必担心会忘记任何重要的事情！这就是自动化。
这里有一些例子。
- 当有人在谷歌日历（或使用Outlook）上添加一个事件时，自动创建会议邀请函。这样，每个人都知道他们应该在什么时候出现，至少要提前24小时–这就提供了足够的通知，所以不会有日程重叠或完全错过约会的风险，因为有人由于整天忙于做其他事情而完全忘记了他们，没有意识到现在有多少工作需要完成！
- 在安排小组项目时也很有帮助；只需设置一个日历条目，而不是每次有人想做不同的事情时都创建单独的日历条目，而其他人可能又喜欢他们的设置与他们的不同!:)一旦设置得当，它就会变得简单易行，所以在今天开始之前不要再犹豫不决了！
这个时代，很多工作都能自动化了。需要的人力成本也下降了许多。毕竟人总会犯错误，自动化能减少出错的次数。Elon Musk也说过，最好的设计就是最简的设计，越少工序，出错的频率就会更低。
只进行结果导向的交流
你不希望把时间花在不重要的事情上。
这就是为什么要以结果为导向的方式与你的同事沟通，而不是专注于过程。比如说。”我想在下午5点前得到这份报告 “与 “我需要在下午5点前得到这份报告”。第一句话的重点是你想实现什么，而第二句话的重点是你打算如何做（过程）。这种类型的沟通有助于保持每个人的注意力和彼此的一致性，这样我们就可以更有效地一起工作了。
以实现我们的目标。
此外，很多时候我们的会议都是没有一个明确的议程，需要达到什么结果。Steve Jobs开会总是把相关人士 在一个房间里，他们有一个明确的议程，知道需要取得什么结果。如果有人不具备所需的信息或专业知识，他们会告诉你，然后去获取它。这有助于消除不必要的会议和浪费的时间，因为人们可以专注于最重要的事情。
安排深度工作时间
如果你想提高工作效率，就必须主动安排好你的时间。
我建议安排以下时间。
- 深入工作时间（每天1-3小时）
- 会议（每周1-2小时）
- 休息（每90分钟15-30分钟）
- 社交媒体/电子邮件检查（每2小时10分钟）
- 锻炼（每周1小时）
主动式是让自己有充分的准备时间，而大部分人的被动式工作时间，就是在等待问题的发生及修补问题。
在2023年，你可以通过正确的工具、指示和仔细思考如何优化你的工作空间来获得成功，从而变得更加高效。
- 经验教训。在2023年，你可以通过正确的工具、指示和仔细思考如何优化你的工作空间来获得成功，从而提高工作效率。
- 你可以从你的错误中学习。
- 有了正确的工具，你可以提高生产力。
- 有了正确的指导（如这篇文章），你可以更有成效。
如果你想在你的工作和家庭生活中更有效率，最好的开始是确定什么对你来说是重要的。效率对你意味着什么？你的目标是什么？你如何才能实现它们？一旦你知道这些，我就会更容易帮助你找到技术可以帮助实现这些梦想的方法。 当你知道什么对你很重要时，就会更容易找到技术可以帮助你实现梦想的方法。
你能做的最重要的事情是从你的错误中学习并继续尝试。你可能第一次没有做对，但每一次失败都会使你离成功更近一步!