2020年 我票选最高的高效率工具和流程

长年下来使用的工具,在2020年有哪些改变?哪些流程是可以简化或者甚至淘汰?哪些新进工具来取代过去的效率工具?在选择工具上,需要配合到手机和电脑也很重要。有些好的应用只有在iOS上,所以安卓的用户就需要换其他的应用。

待办GTD工具

Checklist

任务

  • 今天要完成的任务 → Google Keep
  • 这几周要完成的任务 → Trello
  • 未来任务按项目分类 → Microsoft To Do

处理任务的时候太多任务会造成心态上疲累和不能专注。所以把今天要完成的任务独立出来写在Google Keep中。并且安排妥当的精力去实现。因为我们往往安排任务的时候,总会对未来的自己实现了不合理的分量,最后造成就是身心的疲累和质量的下降。本身也发现Google Keep能有很好的座标定位提醒,这样带着手机也很好使用。

事件和提醒

  • 重复的提醒 → Fruux
  • 有时效性的事件 → Google Calendar

Google Calendar管理的是事件(event),而Fruux管理的是提醒(reminder)。事件占用你的时间,但过了也不需要再回来重新审视。任务的紧急程度就较强一些,未完成的任务是会被移到隔天,直到确认完成。之前仅仅用事件来管理遇到的问题就是,必须回去审视是否自己漏了还是完成这个任务。

今年

  • 被淘汰的工具:Things 3
  • 新使用的工具:Microsoft To Do、Fruux
  • 使用工具:Trello、Busycal、Google Calendar、Google Keep

知识库管理

Knowledge 现在我用的主要是微软的OneNote和Notion。OneNote能做大量记录,可Notion的好处就是能针对数据进行数据库排列筛选整理,更加像进化了是2.0版本的Evernote。尤其没有编程的人也能应用自如,就这个原因。近期高效率人士都蜂拥使用这个服务。

传统的知识库管理都是在文件夹下建立需要的内容。所以内容的关系就是父子关系而已,顶多加个标记(tags)来连系起不同文件夹下相同类别的内容。而在使用Notion的时候,第一步应该是建立起关系。明确知道创建内容是应该以什么方式呈现出来。当然如果想以传统方式文件夹的父子关系来建立也没问题的。可是随着内容渐渐多了起来,这下Notion中的过滤筛选就起了很大的重用。

辅助类型的应用像

  • 思维导图mindmap: XMind、MindNode
  • 画图:OmniGraffle

今年

  • 被淘汰的工具:Evernote
  • 新使用的工具:Notion
  • 使用工具:OneNote

Inbox管理

Mailbox checking

我的邮箱管理基本也没改变,这个也符合我的zero inbox的处理方式。 先是使用Gmail的过滤功能。有3个Folder,分别是Inbox、Inbox - CC和 Inbox - External

  1. 直接把同个公司域名的邮件进入Inbox。
  2. 我的邮件出现在CC栏目的都进入Inbox - CC
  3. 外部邮件都进入Inbox - External
  4. 如果分项目的话,可以过滤来源邮件地址或者关键字把邮件进入其他的个别项目的folder中。

这样在看邮件就容易许多。一般优先级都是内部,CC的email都是知会你一般都不期待你的动作,这样阅读下来也快许多。而外部的邮件就看你的业务而定。

今年

没改动。