高效误区 – 多任务处理

我们总会觉得说每天有很多目标,这里做一点那里做一点,一天下总结完成的好像没有很多。是不是制定目标这个方法对自己不管用?

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我们会误解说在多任务的情况下,我们是更加高效率的。其实,我们并不是同间做两件任务,而是在同一个时间在两件任务中不断来回。有个美国俄亥俄州大学关于多任务的文章,里面说明了我们会自我感觉满足,但实际上多任务明显减低我们的效率。

主要理由不去多任务处理:

  1. 多任务让我们不断切换任务,而每个切换的过程中有一个无形成本。尤其任务之间若没有直接的相连性的话,我们得更花费精力做思维调整。
  2. 多任务会把事情弄得更加复杂,这造成更多错误及压力。这降低了高达40%的工作效率
  3. 多任务减低你的智商。一个天才也可能被工作上的多任务糟蹋成不如猴子的智商,听起来就是那么可怕的一件事了。

只有在处理单一任务的时候,我们的集中力才会专注,并且尽全力将任务做好。

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我们如何不去多任务呢?

1. 设定Todo清单。你能把同属性的任务归类在一起,例如都是外出类型的、都是需要电话的、或者是都能在零碎时间段能完成的任务。

2. 简单的记事工具,当脑海中有灵光闪现或者什么突发事件发生,先记录下来,别急着投入进去。

3. 使用自动化。自动化可以简单,也可以复杂到写脚本处理。简单的方式,像我的邮件我就使用恰当的标签过滤,我把写给我、转寄给我以及像newsletter群发的邮件都进行自动标签过滤。这样我能处理电邮的时候,能专注看对我重要的邮件。

4. 把一天的时间分割成区块。使用你最熟悉的日历工具就能进行了,这个分割区块能让你更安心明白在某特定时间区块就专心处理某任务。

5. 把一天最重要的任务放在早上第一时间完成。没这个习惯的人,随着一天下来,越来越多任务堆积起来,往往会忽略完成最重要的而是去完成最快能结束的。

6.关闭所有会令你分心的东西,这包括手机、电脑上的即时通、电邮通知以及网络。如果没法关闭网络,至少在浏览器上安装插件来屏蔽特定时间访问某些容易分心网站,例如:社交网站(脸书、推特)、视频网站(youtube、优酷)、新闻网站等。

7. 当有外来的任务进来,暂停手上工作,把外来任务用记事本记下来。然后放一边,继续手上工作。别贪心认为你能多任务处理。我会使用OmniFocus来记录待完成的事,以及用Pocket来记录待访问的网站。

8. 完成手上的任务后,更新你的Todo清单,划掉完成任务,再看是否需要重新调整时间。

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好,开始集中注意力。Just Do It!
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